Ottimizzazione ATS Software di gestione delle assunzioni – Guida completa

Tutto quello che c’è da sapere sui software ATS

Stai cercando un software ATS per ottimizzare e semplificare la gestione delle tue assunzioni? È la stagista assistente HR che si è stupita del fatto che tu non usi un software di reclutamento? O più semplicemente non ne puoi più di vedere quell’insopportabile acronimo “ATS” che non capisci vagare nella tua casella di posta?

Qualunque sia la ragione per cui sei qui, sei nel posto giusto! Ci prendiamo il tempo di rispondere a tutte le domande che potresti avere: “cos’è un ATS, come funziona, e perché usarlo per il reclutamento?”

ATS: definizione

La prima domanda che ci viene spesso posta è: software ATS: il significato di queste 3 famose lettere? ATS è l’acronimo inglese di Applicant Tracking System, che significa letteralmente software di gestione delle candidature. La stragrande maggioranza dei software ATS sono strumenti SaaS di reclutamento (Software as a Service… Ancora un acronimo!), quindi accessibili semplicemente con una connessione internet.
Come suggerisce il nome, l’obiettivo di uno strumento di questo tipo è di accompagnare i professionisti del reclutamento nel loro lavoro… per semplificarlo! Employer branding, sourcing, pubblicazione delle offerte di lavoro, trattamento dei CV, monitoraggio dei candidati, report delle performance, pagina carriera… un software di reclutamento è lì per aiutare il tuo team in ogni fase del processo di assunzione.

Sì, è la scatola degli attrezzi definitiva per i recruiter!

Perché è proprio questo il principio di una soluzione ATS: supportare i recruiter nel loro lavoro quotidiano, digitalizzando e automatizzando le attività che sono dispendiose in termini di tempo e a basso valore aggiunto. L’idea non è affatto sostituire i recruiter e la loro relazione con i candidati con un sistema di intelligenza artificiale, come si potrebbe pensare. Al contrario, un software di reclutamento deve permettere ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sull’essenziale: i candidati, le loro aspirazioni, le loro competenze e la loro aderenza alle esigenze dell’azienda.

Chi usa un ATS per il reclutamento?

Potremmo risponderti “chi ne ha bisogno”, ma chi sono queste persone? Fai parte di loro?

Per rispondere a questa domanda, è necessario prima definire le tue necessità di reclutamento:

• Quali sono i punti di forza e le debolezze del tuo processo di reclutamento?
• Quante persone sono coinvolte?
• Quali difficoltà incontri, e in quali fasi del percorso del candidato?
• Quante offerte pubblichi al mese, e quanti CV ricevi?
• Qual è il tuo budget?
• Qual è il processo che intercorre tra la candidatura e l’assunzione?
• Conformità al GDPR?
• Etc.

Solo dopo aver risposto a queste domande sarai in grado di determinare quale strumento può soddisfare le tue esigenze. Per alcuni recruiter, un semplice foglio Excel e un indirizzo email dedicato alla ricezione delle candidature sono sufficienti per ottimizzare il processo di reclutamento. Per altri, uno strumento ATS adeguato risulta indispensabile.
Tieni presente che un software ATS come Allibo è perfettamente personalizzabile in base alle tue esigenze. Facciamo alcuni esempi:

Esempio 1:

• Il numero di candidature che ricevi è facilmente gestibile internamente.
• Ma pubblichi le tue offerte su diversi jobboard. Il grande numero di siti di reclutamento ti fa perdere un sacco di tempo a scrivere e pubblicare le tue inserzioni singolarmente su ogni sito, dato che ognuno ha le proprie regole e specificità.

Forse non avrai bisogno di funzionalità avanzate nella gestione delle candidature, ma uno strumento di pubblicazione multipla delle offerte ti farebbe risparmiare un sacco di tempo!

Esempio 2:

• Pubblicizzi poche offerte di lavoro.
• Ma ogni reclutamento genera un numero elevato di candidature che non riesci a gestire in modo efficace. I candidati se ne accorgono, visto che la mancanza di tempo ti impedisce di rispondere a ciascun profilo.

In questo caso, una banca dati online di CV facilmente utilizzabile dal tuo team grazie a filtri di ricerca e integrata con strumenti di comunicazione come email ti permetterebbe di ottimizzare la gestione delle candidature, migliorando così l’esperienza dei candidati che sono interessati alle tue posizioni. Il tutto, offrendo una comunicazione davvero personalizzata ai talenti, o anche più semplicemente, rispondendo alle loro email di sollecito!

Esempio 3:

• Gestisci in modo efficace la pubblicazione delle tue offerte e la gestione delle candidature.
• Ma la maggior parte delle candidature ricevute non è pertinente, non soddisfa i requisiti richiesti e ti fa perdere molto tempo nella gestione.

Il problema può essere doppio: forse non pubblichi le tue offerte nei posti giusti e il tuo processo di qualificazione dei candidati non è abbastanza efficace. Funzionalità di sourcing per cercare altri profili e strumenti di pre-qualificazione delle candidature come i test di reclutamento dovrebbero risolvere i tuoi problemi!

Come puoi vedere, le esigenze e le difficoltà nel reclutamento sono molteplici. Un software ATS HR, che inoltre è adattabile come Allibo, offre tante soluzioni per rispondere a queste necessità!

Come funziona un ATS?

Proprio di queste possibilità offerte da Allibo parliamo! Un software ATS per il reclutamento come Allibo propone un ampio ventaglio di funzionalità, permettendo ai recruiter di centralizzare le attività di reclutamento più comuni, e soprattutto quelle più dispendiose in termini di tempo, dalla redazione dell’offerta alla generazione del contratto di lavoro, passando per la comunicazione con i candidati e i collaboratori. Grazie a questa “versatilità centralizzata” su una sola interfaccia, la tua giornata lavorativa si riduce a connetterti con il tuo accesso personale a Allibo al mattino e disconnetterti la sera prima di partire… Ma andiamo più nel dettaglio delle funzionalità essenziali.

Gestione dei CV

Quando viene pubblicato un annuncio, il recruiter può decidere di includere parole chiave come ad esempio l’area di competenza, lo stipendio, l’anzianità nella posizione. Il software integrerà questi parametri e selezionerà automaticamente tutte le candidature che soddisfano questi criteri nel tuo database di CV, permettendoti di evitare di perdere tempo sui CV “spam”. È la magia dell’automazione! I profili rimarranno salvati nel tuo database per essere eventualmente ritrovati in futuro per una posizione aperta. Così costituiscono un vero e proprio serbatoio di candidati potenziali. Successivamente, ti basterà digitare una parola chiave (ad es. commerciale) per ritrovare automaticamente tutti i CV nel tuo database che contengono quella parola.

Il sistema ATS Allibo ti consente di accedere gratuitamente al tuo database di CV che raccoglie tutte le candidature ricevute. Puoi anche usufruire di ricerche avanzate per ritrovare più facilmente i talenti nel tuo serbatoio.

Pubblica le tue offerte su più siti di lavoro

Una delle funzionalità essenziali di un software ATS è la pubblicazione multipla delle offerte di lavoro. Piuttosto che pubblicare manualmente un’offerta su ogni sito di reclutamento, uno strumento di pubblicazione come Allibo ti consente di automatizzare questa attività dispendiosa in tempo su larga scala.

Qualificazione e gestione dei candidati

Ogni candidato che si candida a una posizione ha un profilo personale a lui assegnato. Su questo puoi aggiungere le tue annotazioni. Ad esempio, una volta ricevuta la candidatura e deciso di contattare il candidato, puoi annotare in tempo reale le domande che gli fai per completare le informazioni contenute nel CV e nella lettera di motivazione. Questi dati ti permetteranno anche di ritrovare più facilmente i candidati in seguito. Per una gestione ottimale, il software di gestione delle candidature Allibo ti consente anche di individuare i duplicati e, se necessario, di fonderli.

Report delle performance

Il database di CV Allibo categoriza i vari dossier, illustra i tuoi risultati tramite numerosi dashboard e grafici aggiornati automaticamente. Così avrai una visione complessiva dello stato di avanzamento dei vari reclutamenti in corso. Addio ai complessi fogli Excel da creare e mantenere aggiornati. Ora, gli indicatori ti permettono di conoscere in tempo reale il numero di CV ricevuti per ogni posizione, quelli letti, quelli selezionati, o quelli contattati…
Avrai così una visione generale e cronologica dello stato di avanzamento di ogni offerta e di ogni profilo. Inoltre, avrai la possibilità di scegliere tu stesso la modalità di visualizzazione dei tuoi dati statistici per ottenere una migliore leggibilità.

Le analisi disponibili all’interno dello strumento di gestione del reclutamento ti consentono anche di tracciare i candidati e indicarti quali jobboard sono più reattivi rispetto ai comportamenti dei profili. Per andare ancora oltre, il nostro software ATS ti suggerisce anche i siti di lavoro più pertinenti in base ai tuoi candidati target. Inoltre, è possibile creare moduli di statistiche specifici per il tuo settore, ad esempio. E sì, non mentiamo quando ti diciamo che il nostro strumento è 100% personalizzabile!

Siti Carriera

Come i jobboard e i social media, il sito carriera è spesso la prima interazione di un candidato con la tua azienda. Ma a differenza di Indeed o LinkedIn, la pagina carriera ha un valore più istituzionale: rappresenta la tua azienda, incarna la sua immagine. Il suo ruolo è quello di offrire un portale d’accesso alla tua azienda che sia chiaramente identificato e, soprattutto, che sia sufficientemente attraente da trattenere e coinvolgere i candidati che lo visitano. In questo, è uno strumento essenziale per lo sviluppo del marchio del datore di lavoro e per migliorare la visibilità delle tue offerte di lavoro.

E tanto altro ancora!

Molte aziende hanno già scelto l’ATS. Per affrontare una concorrenza sempre più forte in un contesto di scarsità di talenti, l’uso di una soluzione di reclutamento digitale è diventato un passo imprescindibile per i recruiter e i datori di lavoro che vogliono scoprire i migliori talenti per far crescere la loro azienda. Anche tu, fai il salto verso il reclutamento digitale e prova Allibo!

Scopri tutte le funzionalità di Allibo

Perché dotarsi di un software ATS?

Ora sappiamo cos’è un software ATS e come funziona. Ma quali sono i suoi vantaggi concreti?

Questi sono molteplici, Allibo permette di:

• mettere l’umano al centro del reclutamento: l’abbiamo già detto, l’obiettivo di un software ATS non è sostituire i recruiter, ma aiutarli a supportare meglio i candidati.
• digitalizzare i processi: nell’era digitale, stampare e archiviare i CV in pile di cartelle è un metodo che funziona, ma che è lontano dall’offrire le stesse possibilità di un processo di reclutamento digitalizzato e centralizzato su una sola interfaccia. Ad esempio:
  • Utilizzando uno strumento centrale e facilmente accessibile online, puoi più facilmente collaborare con tutti gli attori del reclutamento, per validare le candidature o comunicare in modo personalizzato con i candidati, ad esempio.
  • Centralizzare tutte le offerte di lavoro e le candidature su un’unica piattaforma consente di ridurre la gestione manuale delle tue risorse umane e di aumentare la qualità del reclutamento.
• essere più veloce ed efficace: uno dei maggiori vantaggi di un software ATS è che consente di risparmiare un sacco di tempo in tutte le fasi del reclutamento: pubblicazione delle offerte, qualificazione delle candidature, gestione delle comunicazioni, reporting, creazione del contratto… Il tutto grazie all’automazione di numerose attività. Un reclutamento più efficiente ti consente di ottimizzare l’intero processo!
• lavorare in sicurezza e conformità: in un’epoca di GDPR e privacy sempre più elevate, un software ATS ti consente di non solo conformarti al GDPR riguardo la gestione dei CV, ma anche di disporre di una tracciabilità completa delle informazioni relative a ciascun candidato.

Come scegliere?

Sei pronto/a a ottimizzare i tuoi processi di reclutamento con un software ATS? Hai effettuato una prima ricerca su Google ma ti sei rapidamente perso tra il numero di soluzioni e piattaforme esistenti? Scegliere il proprio ATS è forse il passo più complesso. Le soluzioni sono tante quanto variegate: software ATS gratuito, software specializzati per settore, per dimensione dell’azienda o per modalità operative…

Per aiutarti a orientarti, abbiamo compilato le 7 domande essenziali da porsi e da discutere con i fornitori di software ATS per scegliere lo strumento ideale.

Un ultimo consiglio prima di partire? Durante la tua ricerca, tieni sempre a mente che lo strumento ideale… è quello che si adatta alle tue necessità! Da qui l’importanza di definire chiaramente i tuoi bisogni fin dall’inizio ✨

Come scegliere il proprio software ATS?