I KPI di recruiting da monitorare assolutamente

Pubblicato su lunedì 21, Luglio 2025

Aggiornato il lunedì 21 Luglio 2025

By Alessandro Dallera, Sales Executive

KPI di recruiting, che cos’è?

Un piccolo ripasso non fa mai male. Anzi, io personalmente do spesso un’occhiata al mio dizionario per ricontrollare il significato di una parola o l’altra, e voi? Allora, che cos’è un KPI (Key Performance Indicator) di recruiting?
Un KPI, o Indicatore Chiave di Prestazione, serve semplicemente a valutare i risultati essenziali di un’organizzazione rispetto ai suoi obiettivi strategici.

In sostanza, il KPI permette di identificare tendenze e opportunità di miglioramento su un tema specifico, facilitando così la presa di decisioni per ottimizzare le performance generali o specifiche di un’azienda o di uno dei suoi servizi/dipartimenti in particolare.

Da notare che un KPI può essere sia qualitativo che quantitativo, misurando aspetti soggettivi oppure dati più oggettivi delle performance aziendali.

A cosa servono i KPI di recruiting?

Valutare l’efficacia dei tuoi processi di recruiting

Con l’aiuto dei KPI, misuri la performance dei tuoi processi di reclutamento su più livelli. Ottieni una visione chiara e numerica dei risultati, che ti aiuta a identificare i punti di forza e le debolezze della tua strategia iniziale di recruiting.

Definire azioni correttive se necessario

 I KPI ti aiutano ad aggiustare i tuoi processi di recruiting. In base ai risultati, puoi individuare i punti da migliorare e implementare azioni concrete per raggiungere i tuoi obiettivi.

Misurare le tue azioni

Grazie ai KPI segui l’efficacia delle azioni intraprese, siano esse costose o meno. Ti aiutano a valutare il ROI (ritorno sull’investimento) delle tue varie iniziative e a identificare le strategie più promettenti!

Migliorare l’esperienza del candidato

Gli indicatori possono anche valutare l’esperienza del candidato durante tutto il processo. KPI come il tasso di candidatura o di abbandono ti segnalano le aree di miglioramento per offrire una migliore esperienza, rafforzando così la tua attrattività come datore di lavoro.

I KPI finanziari di recruiting

 “Basta con la mancata misurazione dei KPI di recruiting!” Una volta letti i prossimi paragrafi, posso assicurarvi che sarete della stessa opinione. 👌 

È generalmente il KPI di recruiting più monitorato e atteso dalla direzione. Anzi, quando dico “il”, dovrei dire “i”! Perché in realtà, il costo di un reclutamento si suddivide in due indicatori:

• Il costo totale del reclutamento.
• Il costo per singolo reclutamento.

Sono questi i KPI che vi permetteranno di rispondere alla seguente domanda:

“Quanto mi costano in media i miei reclutamenti in un trimestre, un semestre o addirittura in un anno?”

Costo totale del reclutamento = costi interni (stipendi comprensivi di oneri; tempo del personale operativo coinvolto; costi strutturali; altre spese) + costi esterni (job board; sito carriera; fiere; piattaforme di assessment; ecc.).

Costo per reclutamento = costo totale del reclutamento / numero di reclutamenti.

Per quanto riguarda l’interpretazione dei dati raccolti dopo il vostro calcolo, nulla di nuovo sotto il sole:

Un costo elevato può essere il segnale di una cattiva gestione, ma può anche indicare che conviene cambiare modo di procedere, o addirittura delegare i reclutamenti.
Un costo basso, al contrario, è il segnale che gestite con mano ferma il vostro budget di reclutamento. Complimenti! 🎩

Il ROI dei jobboard selezionati

È molto comune, quando si lavora nel settore, affidarsi a jobboard a pagamento per garantire il successo dei propri reclutamenti. O almeno, per assicurare una buona visibilità alle vostre offerte di lavoro. Quindi, si investe ancora e ancora.

Ma i jobboard selezionati sono davvero efficaci?

Per saperlo, niente di più semplice: bisogna calcolare (sì, ancora) il ROI, ovvero il Return On Investment, dei vostri jobboard. Ecco come 👇

ROI Jobboard = costo del vostro jobboard / numero di candidature ricevute.

Ad esempio, se investite 800€ in un jobboard generalista e ottenete 50 candidature in un certo periodo di tempo (mese, trimestre, semestre), il calcolo sarà: 800€ (budget) ÷ 50 (candidature) = 16€.

Quindi, il ROI di questo jobboard è di 16€ per candidato. Questo vi permette di sapere quanto costa ogni candidatura e di confrontare l’efficacia dei diversi jobboard per ottimizzare i vostri investimenti.

Una volta fatto il calcolo, avete diverse possibilità per aumentare il vostro ROI e ottimizzarlo:

• Negoziare le tariffe con i jobboard (o chiedere al vostro ATS di farlo per voi!)
  
• Aumentare il volume delle candidature. Ma attenzione con questa opzione: l’obiettivo finale deve comunque rimanere quello di ottenere candidature qualificate! È quindi importante assicurarvi prima di tutto di attirare i candidati target sui vostri jobboard.
  
• Un altro consiglio: ottimizzate il testo del vostro annuncio per essere certi di raggiungere i candidati giusti.
  

Assicuratevi che i candidati conoscano il processo di candidatura semplificato che avete messo in atto, così da incentivarli a candidarsi.

I KPI di reclutamento legati all’esperienza candidato

Il funnel di conversione del candidato

In sostanza, questo KPI di reclutamento vi permette di visualizzare il numero di candidati a ogni fase del vostro processo di selezione (numero di clic su “candidati”, risposta al questionario, caricamento del CV, ecc.). È particolarmente interessante misurarlo, soprattutto se non sapete rispondere con precisione a questa domanda 👇

I miei candidati arrivano fino in fondo al processo di candidatura? Se no, a quale fase esattamente i candidati si “scoraggiano”?

💡 Da sapere: si stima che in media solo il 20% dei candidati porti a termine la procedura di candidatura.

In altre parole, se perdete candidati in una fase ben precisa, vuol dire che c’è stato un elemento dissuasivo nel vostro processo che li ha fatti rinunciare a completare la candidatura. Questa fase è quindi il “bottleneck”* del vostro processo di candidatura. Sta a voi identificarlo e modificarlo!

*Bottleneck: letteralmente “collo di bottiglia”, può essere interpretato come una fase precisa di un processo che rallenta o blocca il suo corretto svolgimento.

Ma come fare per evitare che i candidati abbandonino la candidatura a metà percorso? Il segreto è identificare i loro ostacoli 👇

• Il vostro questionario è troppo lungo da compilare?
• Il vostro video di presentazione è poco attrattivo?
• Le mansioni del ruolo non sono chiare?
• La vostra offerta è così disruptive da risultare incomprensibile?
• ecc.
  

Una volta identificato il “bottleneck”, potrete intervenire per ottimizzare quella fase. 

La durata del vostro processo di reclutamento

Questo KPI di reclutamento è come il port-salut, è scritto sopra! È l’indicatore chiave di performance che vi permetterà di rispondere a questa domanda (se ancora non la sapete!):

Quanto dura, in media, il mio processo di reclutamento?

Se il vostro processo dura più di un mese, viene considerato (troppo) lungo. Il vostro obiettivo sarà quindi sia quello di non perdere candidati durante il percorso, sia di risparmiarvi campagne di reclutamento costose in termini di tempo e denaro.

La vera domanda è quindi: come ridurre questa durata?

Il primo passo per farlo è identificare la fase che vi porta via più tempo. È la stesura dell’offerta di lavoro? La pubblicazione sui jobboard o la pianificazione dei colloqui? Sta a voi scoprirlo! Forza e coraggio 💪

🤫 Psssst, detto questo, sappiate che un software ATS vi farà risparmiare mooolto tempo, e questo, in ogni fase del reclutamento grazie a numerose funzionalità come la centralizzazione delle candidature, la multi-pubblicazione delle offerte di lavoro e la gestione collaborativa dei vostri reclutamenti.

Il tasso di retention (in opposizione al turnover)

Il tasso di retention dei dipendenti è un indicatore chiave per valutare la capacità della tua azienda di fidelizzare i propri collaboratori. Questo KPI misura la percentuale di dipendenti ancora in servizio un anno dopo la loro assunzione.

💡 Da sapere: generalmente si considera un buon tasso di retention quello superiore all’85-90%, anche se può variare a seconda del settore.

Al contrario, un basso tasso di retention può indicare problemi interni, come una scarsa integrazione o un disallineamento tra le aspettative dei nuovi assunti e la realtà del lavoro.

E il tuo tasso di retention?

Il calcolo è semplice:

Tasso di retention=(Numero di dipendenti ancora in servizio a N+1 / Numero di persone assunte a N)×100

Ora, come potreste migliorarlo? L’idea principale è soprattutto rafforzare l’engagement e la fidelizzazione dei dipendenti attraverso diverse azioni:

• Un onboarding migliore.
  
• Una politica HR più attrattiva.
  
• Iniziative per il benessere sul lavoro.

I KPI relativi alle candidature

Le principali fonti delle vostre candidature

Spesso si hanno una o più campagne di reclutamento in corso. Tra l’altro, seguono spesso gli stessi schemi. Tuttavia, a uno sguardo più attento, potreste rimanere sorpresi dai risultati. Metto in piedi quasi automaticamente delle campagne di reclutamento. Solo che ho solo un’idea vaga di ciò che funziona davvero. È arrivato il momento di consultare la fonte delle candidature per ogni reclutamento, al fine di identificare qual è il canale più efficace. E tenete ben presente che da una campagna all’altra, il canale da privilegiare potrebbe essere diverso. Per scoprirlo, si ricomincia a calcolare!

Per misurare la quantità:
% di candidature per fonte = numero di candidature generate dalla fonte X / numero totale di candidature ricevute.

Per misurare la qualità:
% di reclutamenti per fonte = numero di candidature generate dalla fonte X / numero di persone assunte.

Ecco fatto, non ti resta che confrontare i due dati! In questo modo potrai identificare i canali più efficaci e concentrarti solo su quelli che funzionano meglio.

Alcune chiavi di lettura e spunti di ottimizzazione:

🔹 Se la percentuale di assunzioni è superiore alla percentuale di candidature per fonte, significa che quel canale è più efficace degli altri. In altre parole, ti porta più candidature qualificate.

👉 Sfrutta al massimo questo canale!

🔹 Se la percentuale di candidature è superiore alla percentuale di assunzioni per fonte, il canale in questione ti porta molti candidati, ma meno qualificati rispetto ad altri.

👉 Rivedi il linguaggio delle tue offerte, per assicurarti di rivolgerti al pubblico giusto. Oppure, concentrati su canali più performanti.

Il nostro consiglio: ottimizza i tuoi canali di reclutamento nel tempo, monitora l’andamento del mercato e resta aggiornato sulle evoluzioni tecnologiche. Ecco alcune idee:

• Analisi continua dei dati: non limitarti a misurare l’efficacia dei canali solo una volta ogni tanto. Crea una routine di valutazione regolare (mensile o trimestrale).
  
• Adattamento alle nuove tecnologie: l’IA e il machine learning possono aiutarti a prevedere quali canali funzioneranno meglio per determinati profili, analizzando i dati storici.
  
• Flessibilità negli annunci: adatta il tono e lo stile dei tuoi annunci in base al canale. Un post su LinkedIn, ad esempio, sarà più formale rispetto a un annuncio su Instagram.
  
• Test & Learn: applica la metodologia A/B test per sperimentare diversi canali. Non basarti solo sui risultati passati: continua a testare canali emergenti o formati innovativi (video, infografiche).

Monitoraggio delle tendenze economiche: recessioni, riprese o carenze di manodopera possono influenzare l’efficacia dei canali. Anticipa questi cambiamenti e adatta la tua strategia per non sprecare risorse su piattaforme poco performanti.

By Alessandro Dallera, Sales Executive