Risposta negativa a una candidatura: consigli e modelli di risposta

Risposta negativa a una candidatura ed esperienza positiva del candidato: un’equazione impossibile?  Scopri le migliori pratiche per affrontare una risposta negativa ai candidati. 

Chi non ha mai ricevuto una risposta negativa a una candidatura, scagli la prima pietra! Eh sì, non si  può andare sempre a segno.

E se la risposta negativa è un evento comune nella vita professionale, purtroppo l’e-mail di rifiuto automatico è altrettanto comune: è ora che le cose cambino. Non solo perché non c’è nulla di  peggiore per il tuo employer brand che una mancanza di feedback dopo una candidatura scartata, ma  anche perché sul mercato esistono sempre più strumenti per smettere una volta per tutta con questa  pratica (fin troppo) comune del “se non riceve nessuna risposta da parte nostra entro 3 settimane,  consideri che la sua candidatura non è stata selezionata.”

In un momento in cui il employer branding e l’esperienza del candidato sono al centro di tutti i  dibattiti HR, specialmente in un contesto di carenza di persone di talento, è essenziale che i  dipartimenti HR ripensino la loro strategia di reclutamento, e in particolare a come rispondere negativamente ad una candidatura. 

Come informare i candidati del rifiuto della loro candidatura?

Perché rispondere a ogni candidatura?

Proteggere l’employer branding

Una cosa è certa: è più comune che un recruiter rifiuti un candidato piuttosto che lo trattenga. Di per  sé, nulla di riprovevole, è la dura legge del mercato del lavoro. Ma sapevi che tra tutti i candidati a cui invii una risposta negativa dopo la loro candidatura, il 10% di loro in media diventa il tuo impiegato di  domani? Una percentuale significativa!

E questo è tutt’altro che l’unico motivo. Infatti, l’e-mail di rifiuto della candidatura è generalmente  l’ultimo scambio con il candidato e quindi la tappa che rimarrà più ancorata nella sua mente. È anche  il culmine di un processo di reclutamento che a volte dura diversi giorni, diverse settimane e persino  diversi mesi! Tutto questo è intervallato da scambi e/o incontri. 

Tuttavia, se c’è una cosa che è cambiata negli ultimi anni, è da un lato l’equilibrio di potere tra  reclutatore e reclutato, che è, se non stato invertito, almeno riequilibrato, ma anche lo sviluppo  massiccio dei social network professionali e personali. Oggi, le nuove generazioni non esitano più a  condividere le proprie esperienze su queste reti, soprattutto quando hanno brutti ricordi dell’azienda  in questione.

È quindi più che essenziale occuparsi di TUTTI messaggi con i candidati. E la lettera di rifiuto di una  domanda è una di queste. Naturalmente, la personalizzazione del rifiuto deve essere legata alla fase  del processo di assunzione in cui avviene la questione.

Non sarai coinvolto allo stesso modo se hai fatto un colloquio con il candidato, o se hai solo  confermato di aver ricevuto la sua candidatura e hai scoperto che il suo profilo semplicemente non  corrispondeva alla posizione necessaria.

Concludere un processo di reclutamento

Ovviamente quando sei sommerso da una massa di domande, a volte può essere difficile rispondere  a tutte ! E ti capisco bene: rispondere negativamente a un candidato non è mai facile. Inoltre, la  lettera di rifiuto, o più spesso l’e-mail di rifiuto, non è mai facile da scrivere o inviare. Ma il vantaggio  è che oggi esistono strumenti ultra-efficienti che semplificano notevolmente questo compito per te!  Non facciamo durare più a lungo la suspense…

Il nostro consiglio: crea modelli di e-mail di rifiuto specifici per ogni tipo di candidatura (spontanea,  dopo un primo colloquio, ecc.). È il modo migliore per ridurre il tempo che di solito passi su questo  compito… e riesci anche a mettere in luce il tuo brand aziendale! Perché sì, il modo in cui rifiuti una  candidatura determina almeno in parte la qualità dell’esperienza del candidato.

I vantaggi di una risposta personalizzata

I benefici di una risposta personalizzata nel contesto di feedback negativi durante un processo di  selezione sono numerosi e significativi.

• Dimostra un’attenzione particolare a ciascun candidato, apprezzando così il loro tempo e il  loro impegno.
• Aiuta inoltre a fornire feedback costruttivi, aiutando il candidato a comprendere le ragioni  della decisione e a individuare le aree di miglioramento per le future candidature.
• Questo aiuta a creare un’esperienza positiva, anche in caso di rifiuto, poiché il candidato si  sente rispettato e considerato.
• Questo approccio può rafforzare la reputazione dell’azienda come datore di lavoro, capace di  gestire le relazioni umane con professionalità ed empatia.

In definitiva, una risposta personalizzata promuove un’immagine positiva dell’azienda, il che può  incoraggiare i candidati a ricandidarsi o a raccomandare l’azienda ad altri talenti.

È obbligatorio dare feedback costruttivi?

Anche se non rifiuti una candidatura per le stesse ragioni, resta il fatto che, indipendentemente dal tipo di candidatura, alcune regole devono essere rispettate.

Onestà, trasparenza e benevolenza sono necessarie. Ricorda, il 65% dei candidati apprezzerà meno  un’azienda dopo aver inviato una candidatura… In un contesto di carenza di talenti, il candidato che  rifiutate oggi potrebbe essere la perla rara che cercherete domani! Sarebbe davvero un peccato  lasciarselo sfuggire a causa di un’esperienza negativa.

Per quanto riguarda il feedback, tutto dipende dalla fase in cui il candidato viene scartato!

Gli argomenti a favore

Il feedback costruttivo è particolarmente raccomandato quando un candidato ha già superato con  successo diverse fasi del processo (selezione e prequalifica) e ancor di più se lo hai ricevuto per un  colloquio! Un buon feedback costruttivo:

• Dimostra rispetto e apprezzamento verso i candidati.
• Dimostra un impegno per il miglioramento continuo.
• Rafforza il tuo employer brand.
• Presta attenzione a potenziali relazioni future con i candidati.

Argomentazioni contro

A volte, il feedback completo non è necessario o semplicemente non è fattibile per vari motivi.

• Hai risorse limitate: fornire feedback dettagliati a tutti i candidati può richiedere molto tempo  e risorse preziose, specialmente per posizioni ad alta richiesta dove molti candidati vengono  rapidamente esclusi.
• Rilevanza del feedback: Per i candidati eliminati nelle prime fasi del processo di selezione, un  feedback dettagliato potrebbe non essere necessario. Una semplice e-mail di rifiuto può  bastare, soprattutto se la mancanza di qualifiche per la posizione è evidente.
• Riservatezza e sensibilità: a volte, le ragioni del rifiuto possono essere legate ad aspetti  riservati o sensibili che l’azienda preferisce non divulgare nei dettagli.

Un candidato è stato rifiutato perché, durante il colloquio, i recruiter hanno percepito una  mancanza di allineamento con la cultura aziendale o i valori specifici dell’azienda. Dettagliare questa  percezione potrebbe essere soggettivo e aperto al dibattito, rischiando di essere frainteso dal  candidato.

Durante i colloqui, è diventato evidente che il candidato potrebbe non integrarsi bene in un team  già esistente a causa di differenze nello stile di lavoro o nella personalità. Dettagliare queste  incompatibilità può sembrare personale e offensivo.

Cosa contiene una buona risposta per rifiutare una candidatura?

Ringraziamenti al candidato

Il candidato ha impiegato tempo per inviarti la sua candidatura. Ha lavorato per affermare il suo  interesse nella tua azienda. Tuttavia, raramente una persona invia una candidatura per una singola  offerta! Anche solo per ringraziarli per il tempo dedicato ad informarsi sulla tua azienda, ringraziarli per la loro attenzione e per riconoscere il loro impegno. E per questo <strong>è necessario informarlo,  almeno, che la sua candidatura non è stata accettata</strong>, per evitare di lasciarlo “aspettare” all’infinito.

Trasparenza sulle motivazioni del rifiuto

Secondo il barometro delle relazioni con i candidati di Meteojob del 2020, il 66% dei candidati  afferma di essere già rimasto deluso da un’esperienza di reclutamento.

• Causa della delusione n°1: “Non ho mai ricevuto risposta alla mia candidatura”.
• Causa della delusione n°2: “Non ho ricevuto alcuna spiegazione per il rifiuto della mia  candidatura”

Tuttavia, non ti stiamo insegnando nulla, una cattiva esperienza con un candidato può avere  conseguenze disastrose per il tuo brand… La nostra raccomandazione? Ricorda di spiegare le ragioni per cui hai rifiutato la candidatura e di adattarla alla fase del processo di selezione in cui avviene,  come abbiamo detto sopra.

Il profilo non corrispondeva? La dinamica del team in atto non ha permesso a questo candidato di  potersi integrare nelle migliori condizioni? L’offerta non era più disponibile? Diglielo! Non c’è niente  di peggio che rimanere nel dubbio. Anzi, non dire nulla non rende affatto un servizio: al contrario! Comunicare il motivo del rifiuto può aiutare il candidato a migliorarsi e, chissà, magari tra qualche  anno, forte delle sue diverse esperienze, quel candidato sarà proprio la perla rara di cui avrete  bisogno!

Naturalmente, a volte può semplicemente capitare di non “sentire” il candidato. In questi casi, non  esagerate. Ad esempio, non dite che conserverete i suoi contatti se non è vero: inutile creare false  speranze e, di conseguenza, frustrazione.

Inoltre, anche se la maggior parte dei candidati a cui inviate un’e-mail di rifiuto non chiederà  necessariamente un feedback o spiegazioni più dettagliate, vi consigliamo comunque di restare aperti  al dialogo. A maggior ragione se avete incontrato il candidato una o più volte, sia in videoconferenza  sia di persona.

Un invito a candidarsi di nuovo

Un altro caso. Hai iniziato un processo di selezione con un candidato, sei arrivato persino a fare un  colloquio con lui e pensi che possa essere un buon candidato per la tua azienda… ma per un’altra  posizione. Questa è un’opportunità, da un lato, per offrire a questo candidato di conservare il proprio  curriculum nella tua libreria di CV, ma anche per invitarlo a candidarsi nuovamente per altre  opportunità che potrebbero presentarsi in futuro nella tua azienda.

Alcuni consigli per personalizzare l’e-mail di rifiuto della domanda

Inviare un’e-mail a tutti i candidati non selezionati che hanno fatto domanda per la tua offerta è  positivo. Ma personalizzare l’e-mail di rifiuto è ancora meglio! Perché puoi essere certo che  personalizzare i tuoi feedback aiuta a stabilire un rapporto di fiducia tra la tua azienda e i candidati scartati. Magari addirittura abbastanza da trasformare una risposta negativa in un’esperienza positiva  per il candidato!

Ecco perché Beetween ha preparato una piccola lista non esaustiva di ciò che può aggiungere valore a  una risposta negativa. Piccole tecniche da utilizzare senza moderazione, specialmente per candidati  preselezionati o intervistati:

• Fai in modo che l’e-mail di rifiuto sia nominativa. Preferisci anche una firma a nome di  almeno una delle persone con cui il candidato ha parlato durante le fasi preliminari di una  possibile assunzione. 
• Ringrazia il candidato per il tempo che ha dedicato a candidarsi per la tua azienda. – Idealmente, evidenzia uno o due punti di forza della candidatura del candidato: “Il tuo  background, anche se atipico, non è meno pertinente. Le sue varie esperienze professionali  passate le conferiscono un’agilità rara e preziosa, specialmente in un ambiente start-up.”
• Prenditi il tempo di spiegare al candidato cosa ha avuto esattamente un ruolo nella decisione  finale di rifiutare la sua candidatura. Ad esempio: “questa posizione non ha la dimensione  manageriale che cerchi” oppure “la mancanza di formazione ed esperienza nel campo del  commercio internazionale potrebbe essere un problema per questa posizione”.
• Se avete incontrato il candidato in sede di colloquio, sentitevi liberi di dargli suggerimenti di  miglioramento, sia per quanto riguarda la valorizzazione delle sue competenze o esperienze,  sia in merito alla sua sicurezza o scioltezza durante il colloquio.
• Restate aperti al dialogo e, come accennato in precedenza, non esitate a invitare il candidato,  soprattutto se talentuoso, a ripresentare la propria candidatura nella vostra azienda per  un’altra posizione, o una volta che alcune competenze saranno state consolidate grazie alla  formazione o all’esperienza.

Modelli di e-mail per il rifiuto delle candidature

Dopo un primo colloquio che non è stato convincente

Gentile [nome di battesimo candidato] 

Prima di tutto, desidero ringraziarla per la qualità dei nostri scambi, sia durante la telefonata  preliminare al colloquio, sia durante il colloquio di persona. Il suo percorso è particolarmente  interessante. Grazie per averlo condiviso con noi. 

Tuttavia, lei ha richiesto di poter usufruire di 3 giorni di lavoro da remoto a settimana. Al momento,  non siamo in grado di offrire questa flessibilità. Pertanto, purtroppo, non potremo collaborare  insieme. 

Resta comunque il fatto che, con un’esperienza e competenze come le sue, non dovrebbe impiegare  molto a trovare la posizione che corrisponde alle sue aspettative 

Naturalmente, rimango a disposizione qualora desiderasse discutere più a lungo e ricevere un  feedback più completo. Colgo inoltre l’occasione per chiederle se acconsente a che conservi il suo  contatto, nel caso in cui la politica della nostra azienda sul lavoro da remoto dovesse evolvere. 

Le auguro buona fortuna nelle sue ricerche e, chissà, a presto!  

[Nome del reclutatore]

Quando il profilo non corrisponde alla posizione

Gentile [nome di battesimo candidato] 

Abbiamo ricevuto la sua candidatura per la posizione di analista aziendale. Grazie per il suo interesse  per Beetween! 

Abbiamo studiato attentamente la sua candidatura e purtroppo mancano alcune competenze  manageriali di cui abbiamo assolutamente bisogno per questa posizione. 

Le auguriamo di trovare il lavoro in cui potrà esprimersi e realizzarsi pienamente.  

Colgo questa occasione per complimentarmi per l’idea di menzionare il suo ultimo libro: la lettura è un  interesse che abbiamo in comune, anzi, ha attirato la mia attenzione! 

Le auguro buona fortuna! 

[nome del reclutatore]

Dopo una domanda non richiesta

Gentile [nome di battesimo candidato] 

Desidero ringraziarla per il suo interesse verso la nostra azienda, come dimostrato dalla sua candidatura spontanea!  

Al momento non abbiamo nessuna posizione aperta nel reparto marketing di Beetween. 

Tuttavia il suo profilo ha suscitato interesse da parte nostra: l’abbiamo trovato molto interessante. Per  questo motivo, mi permetto di conservarlo nel caso in futuro avessimo bisogno  

Le auguriamo buona fortuna per la prosecuzione della sua ricerca.  

In bocca al lupo e buona giornata, 

[nome del reclutatore]

La posizione non è più disponibile

Gentile [nome candidato], 

La ringraziamo per l’interesse dimostrato verso Beetween!

Purtroppo, abbiamo appena trovato la persona che stavamo cercando per il ruolo di responsabile  della comunicazione e relazioni stampa. 

Questa volta non ha funzionato, ma la prossima sarà quella giusta, ne sono sicura!  In bocca al lupo nella sua ricerca e chissà, a presto! 

[nome del reclutatore]

Crea i tuoi modelli di e-mail di rifiuto con Beetween ATS

Rifiutare un candidato è uno dei compiti più difficili per un recruiter. È una missione delicata perché  spesso capita che certi legami si creino durante le diverse fasi del processo di assunzione.

Ecco perché software di reclutamento come Beetween permettono di automatizzare la maggior parte  degli scambi con i candidati, sia individualmente che collettivamente. E non è tutto: allo stesso modo,  puoi creare i tuoi modelli di e-mail tematici. Per esempio, indovinate un po’… Invia modelli di e-mail  di rifiuto delle candidature in base alle motivazioni del rifiuto (dopo una candidatura spontanea, se la  posizione è già stata coperta, ecc.)! Questo renderà il tuo compito molto più facile, permettendoti al  contempo di approfondire le ragioni del rifiuto, se lo desideri.

Ancora meglio: il nostro software di reclutamento ti permette di integrare variabili nei tuoi scambi  con i talenti per personalizzare la tua corrispondenza con facilità, differenziandoti così dai tuoi  concorrenti reclutatori!

E un ultimo consiglio: personalizza il più possibile la tua e-mail al candidato, considerando anche la  sua età o la sua personalità. Ognuno ha aspettative diverse, così come temperamenti diversi. Non lo  ripeteremo mai abbastanza: una buona conoscenza dei candidati ti permetterà di personalizzare  meglio le tue e-mail e lasciare nel candidato, anche se rifiutato, un sentimento, se non positivo,  almeno neutro, ma in nessun modo dannoso per l’azienda!