Come condividere con successo la funzione HR con i manager?

La condivisione della funzione HR con i manager

Negli ultimi anni, i dipartimenti di gestione delle risorse umane non sono stati gli unici attori nella funzione HR. Vediamo sempre più manager coinvolti nei processi di reclutamento, formazione e gestione di carriera.

Ma allora perché decentralizzare la funzione HR e quale ruolo dovrebbe essere assegnato ai manager?

Le Buone Pratiche HR ritorna per analizzare con te i punti chiave per condividere efficacemente la funzione HR!

Perché coinvolgere i manager nella funzione HR?

Con l’evoluzione delle pratiche HR, il metodo collaborativo si sta emancipando e sempre più reclutatori e manager lavorano fianco a fianco per costruire processi HR più fluidi. Questa tendenza è spiegata in gran parte dal maggiore coinvolgimento dei manager nelle decisioni HR.

Tuttavia, ciò non dovrebbe essere visto come un trasferimento di responsabilità, ma piuttosto come una ridistribuzione dei ruoli della funzione HR.

Il manager come attore nelle decisioni HR

In quanto team leader, il manager svolge un ruolo essenziale nello sviluppo dei percorsi professionali dei suoi dipendenti. Infatti, la maggior parte delle decisioni HR che coinvolgono un dipendente o un team sono prese dal suo superiore diretto. Il manager partecipa quindi alla condivisione della funzione HR svolgendo un ruolo di collegamento tra i suoi dipendenti e i dipartimenti delle risorse umane.

Quindi, e sebbene il ruolo di un manager sia soprattutto quello di un attore sul campo, la missione di quest’ultimo è supervisionare il proprio team a livello HR gestendo le esigenze espresse: relazioni di lavoro, esigenze di formazione, richieste di sviluppo, ecc.

Relazioni tra manager e dipartimenti HR

Condividere la funzione HR con i manager non significa abbandonarli alla gestione delle risorse umane! È soprattutto un modo per permettere agli operatori delle risorse umane di rifocalizzarsi sulla propria politica HR:

• Sviluppare la strategia HR;
• Monitorare l’applicazione dei processi;
• Formare i manager nelle diverse competenze e proporre strumenti per migliorare i processi HR.

Al contrario, i manager sono quelli più propensi a raccogliere le esigenze del proprio team sul campo, o a selezionare nuovi dipendenti che avranno le competenze tecniche e relazionali per integrarsi nella squadra.

La linea di demarcazione tra il ruolo di recruiter e manager può sembrare sottile. È quindi fondamentale mantenere una comunicazione regolare e trasparente affinché i ruoli restino equilibrati!

Ad esempio, i manager devono conoscere e veicolare la strategia definita a monte dal dipartimento HR per svolgere al meglio il loro ruolo di rilancio per i dipendenti, mentre gli specialisti delle risorse umane devono adattare la loro strategia alle esigenze trasmesse dai manager per mantenere la coerenza negli approcci adottati.

Quali sono i ruoli HR dei manager?

Grazie alla loro posizione di esperti, anche dal punto di vista tecnico, il ruolo dei manager nella funzione HR si basa principalmente su 4 assi principali:

• 1. Processo di reclutamento
• 2. Valutazione delle competenze
• 3. Formazione
• 4. Gestione di carriera

Il processo di reclutamento

• Analizza ed esprime la necessità di un nuovo dipendente
• Definisce il profilo tipico del candidato ideale: competenze tecniche e interpersonali attese, ecc.
• Scrive l’offerta di lavoro

A seconda di come opera l’azienda, il manager potrebbe anche dover partecipare a diverse fasi del reclutamento, come la gestione delle candidature, i colloqui, la selezione e la comunicazione con i candidati.

Valutazione delle competenze

• Fissa obiettivi individuali legati agli obiettivi aziendali
• Utilizza i quadri di riferimento delle competenze nell’ambito della valutazione annuale
• Partecipa allo sviluppo di questi quadri di riferimento delle competenze
• Conduce un colloquio professionale individuale per valutare le prestazioni dei dipendenti in carica
• ichiede l’assegnazione di bonus, promozioni, ecc.

Formazione

• Accompagna i dipendenti e spiega gli assi principali del piano di formazione dell’azienda
• Raccoglie e invia le richieste di formazione al dipartimento HR
• Allinea le aspettative individuali di formazione con la politica di formazione dell’azienda
• Organizza formazioni e permette ai dipendenti di sviluppare le proprie competenze (senza dover mettere in atto una formazione istituzionale)

Gestione di carriera

• Raccoglie le richieste e supporta la gestione di carriera
• Supporta i dipendenti nella creazione del passaporto formativo o del passaporto delle competenze

Quali strumenti sono efficaci per condividere la funzione HR?

HRIS per la gestione coordinata delle risorse umane

Con l’evoluzione della funzione HR, alcune attività amministrative diventano sempre più dispendiose in termini di tempo e l’organizzazione quotidiana delle risorse umane viene inevitabilmente rallentata. Le interazioni tra recruiter e manager diventano in questo modo più complicate.

Il Sistema Informativo delle Risorse Umane (HRIS) offre una prima risposta a questo problema rendendo possibile gestire e automatizzare parte delle attività HR:

• Gestione delle buste paga: raccolta di informazioni relative al libro paga (numero di ore lavorate, assenze, congedi, contributi alla previdenza sociale, ecc.) e generazione delle buste paga;
• Gestione dei servizi lavorativi: gestione del programma di presenze dei dipendenti, ottimizzazione della distribuzione del lavoro e automatizzazione del processo di gestione di congedi e assenze;
• Gestione della previdenza sociale: semplificazione della gestione delle prestazioni sociali (assicurazione sanitaria, pensioni supplementari, assicurazione infortuni sul lavoro, ecc.);
• Gestione umana: riunisce tutte le informazioni relative al dipendente (identità, diplomi, competenze, stipendio, ecc.) e tutti i servizi relativi alle risorse umane (reclutamento, gestione della carriera, formazione, ecc.).

Centralizzando gli strumenti HR condivisi, un HRIS consente ai manager di avere accesso diretto alle informazioni e quindi facilitare le interazioni con il dipartimento delle risorse umane. I manager possono anche utilizzare questi strumenti e inserire alcune informazioni direttamente nel sistema, per un migliore il flusso dei vari processi. È quindi un buon modo per dare supporto ai manager nelle loro missioni e per standardizzare tutte le pratiche HR.

ATS per la gestione collaborativa del reclutamento

È difficile mettere da parte il concetto di reclutamento quando si parla di gestione delle risorse umane! Una delle chiavi per una condivisione efficace della funzione HR è la gestione collaborativa del recruitment.

Questo è un passaggio cruciale nella vita di un’azienda a cui si richiede di essere esperta nel reclutare profili qualificati in base ai diversi mestieri.

Tuttavia, nel contesto attuale della trasformazione digitale, è sempre più complicato affidare tutta la responsabilità di reclutare un nuovo reclutatore solo agli specialisti HR. È uno sforzo di squadra che deve coinvolgere i manager interessati alle posizioni richieste, anche solo per determinare se il profilo scelto possiede le competenze richieste per la posizione!

Chi meglio di un fullstack developer manager per reclutare il futuro sviluppatore Java?

Per farlo, l’uso di software di monitoraggio delle candidature, o ATS (Application Tracking System), rende molto più facile per i manager partecipare al processo di selezione. È questo il caso, ad esempio, del nostro software di reclutamento Allibo che, grazie alle sue numerose funzionalità, promuove il lavoro collaborativo tra recruiter e manager attraverso una piattaforma di reclutamento e una libreria comune di CV.

In pratica, diversi profili utente possono interagire tramite l’ATS durante tutto il processo di reclutamento:

• Il recruiter può pubblicare offerte di lavoro e coordinare l’intera selezione del reclutamento;
• Il manager può validare (o rifiutare) i profili dei candidati direttamente sulla piattaforma.

L’ATS rende così possibile lavorare in squadra su uno strumento comune nelle diverse fasi di un reclutamento:

• Multi-distribuzione delle offerte di lavoro;
• Gestione di CV e candidature spontanee;
• Elaborazione delle candidature ;
• Gestione del pool di talenti;
• Gestione del monitoraggio dei processi di reclutamento;
• Organizzazione dei colloqui, ecc.

Il software di reclutamento consente inoltre ai dipartimenti HR di migliorare la strategia di reclutamento così come i processi e/o le spese grazie all’analisi dei dati (numero di reclutamenti effettuati, durata dei processi, statistiche dei siti di lavoro secondo gli annunci, ecc.). Questo è un passaggio necessario per ottimizzare l’organizzazione e la condivisione dei compiti della funzione HR con i manager.