Gestione dei dati nel recruiting: vantaggi, strumenti e sfide per HR

La gestione dei dati occupa ormai un posto preponderante in tutti gli aspetti della nostra vita professionale, e la selezione del personale non fa eccezione.

You can have data without information, but you cannot have information without data.”

Daniel Keys Moran, programmatore e scrittore di fantascienza americano

Traduzione: Ci possono essere dati senza informazioni, ma non ci possono essere informazioni senza dati.

In qualità di professionisti delle risorse umane, dovete comprendere appieno l’importanza della gestione dei dati per ottimizzare i processi di recruiting. In questo articolo, presento il ruolo cruciale della gestione dei dati nella selezione del personale, mettendo in luce i suoi vantaggi e le sfide da affrontare per utilizzarli in modo ottimale.

1. Big data : di cosa stiamo parlando?

Prima di entrare nel vivo dell’argomento, è essenziale capire cosa si intende per “big data”. Questo termine si riferisce alla gestione e all’analisi di insiemi di dati estremamente voluminosi, spesso complessi e variabili, che superano le capacità di elaborazione dei tradizionali strumenti di gestione dei dati. 

Nel campo della selezione del personale, i big data comprendono tutti i dati relativi ai candidati, alle posizioni aperte, alle performance dei dipendenti e molto altro ancora.

2. Gestione dei dati: i vantaggi per il recruiting

2.1. Individuare i migliori candidati: il matching predittivo Uno dei principali

Vantaggi della gestione dei dati nel recruiting è la sua capacità di individuare i migliori candidati grazie al matching predittivo. Utilizzando algoritmi avanzati,è possibile analizzare i dati dei candidati e confrontarli con i requisiti della posizione per prevederne la compatibilità.

Ad esempio, un software di gestione dei CV può analizzare le competenze, l’esperienza e le qualifiche dei candidati per raccomandare i profili più pertinenti per una determinata posizione. Un notevole e gradito risparmio di tempo nella vostra fitta agenda lavorativa quotidiana.

Sapete, ad esempio, che il matching predittivo può suggerire:

• Delle transizioni di carriera (o svolte professionali): lo strumento analizza il fatto che in una prima professione il candidato ha mobilitato competenze X o Y, in una seconda invece altre. 

Successivamente, facendo riferimento a queste informazioni raccolte, potrete proporre al candidato una terza professione affine, o che a volte non ha nulla a che fare con i lavori svolti in precedenza. E questo semplicemente perché si sa che ha sviluppato le competenze ideali e soprattutto adeguate per questa terza professione!

• La ricostruzione dei percorsi: gli strumenti di matching sono innanzitutto strumenti di parsing che analizzano i CV e ne estraggono informazioni. Questa analisi quotidiana dei CV permette poi di analizzare decine o addirittura migliaia di percorsi ogni mese. Di conseguenza, lo strumento diventa più intelligente e sempre più in grado di ricostruire e suggerire percorsi.

2.2. Ridurre i tempi di recruiting

La gestione dei dati permette inoltre di ridurre notevolmente i tempi di recruiting automatizzando numerose attività dispendiose in termini di tempo: pubblicazione multipla degli annunci (multiposting), sourcing dei candidati, matching e parsing dei CV… potete così utilizzare strumenti di gestione dei dati per smistare, filtrare e classificare le candidature in modo più efficace.

Questo vi consente di concentrarvi sugli aspetti più strategici del processo di selezione: referral (cooptazione), colloqui con i candidati, onboarding dei nuovi dipendenti, mantenimento del network e in particolare del vostro bacino di talenti, ma anche l’implementazione di un processo di offboarding (sì, anche dire addio agli ex dipendenti è importante!).

2.3. Anticipare le esigenze future

Analizzando i dati relativi alle performance dei dipendenti e alle tendenze del mercato del lavoro in un dato momento (al tempo T), voi, responsabili delle risorse umane, potete anticipare le esigenze future in materia di assunzioni. Ora, anticipare significa prevedere! Ed è essenziale per distinguersi dalla concorrenza.

2.4. Ottimizzare il processo di recruiting

Ve lo sentite ripetere di continuo, è vero. Ma è per una buona causa! Una volta adottati gli strumenti di recruiting 2.0, non potrete più farne a meno! Perché sono proprio questi strumenti che permettono di accumulare dati. E la gestione dei dati consente di ottimizzare l’intero processo di selezione individuando i colli di bottiglia, migliorando la qualità dei candidati e riducendo i costi associati al recruiting. 

Utilizzando piattaforme cloud e software per la gestione dei dati, le aziende possono razionalizzare i propri processi di assunzione e garantire un’esperienza positiva sia per i recruiter che per i candidati. 

Grazie all’automazione di alcune attività dispendiose in termini di tempo, liberate tempo prezioso per concentrarvi sulle mansioni a forte valore aggiunto, tra cui la comunicazione con i vostri candidati.

2.5. Prendere decisioni informate 

Infine la gestione dei dati vi permette di prendere decisioni più informate basandosi su dati concreti piuttosto che sulle intuizioni. Attenzione però, l’intuito, in quanto recruiter, è il vostro punto di forza. È ciò che permette di rendere umani i vostri processi di selezione. Ma l’essere umano è fallibile: i nostri bias inconsci ci giocano spesso brutti scherzi!

Analizzando le tendenze del mercato, le performance passate dei candidati e altri indicatori chiave basati sui dati, i decisori possono prendere decisioni strategiche. Decisioni informate che, in seguito, contribuiscono alla crescita e al successo dell’azienda.

3. Gestione dei dati: a cosa fare attenzione nelle vostre selezioni

Sebbene la gestione dei dati offra numerosi vantaggi, è importante non perdere di vista le sfide e i potenziali rischi associati al suo utilizzo nel recruiting.

3.1. Il trattamento dei dati personali: trasparenza, affidabilità e applicabilità

In qualità di responsabili delle risorse umane, dovete garantire la trasparenza, l’affidabilità e l’applicabilità dei dati utilizzati nel processo di selezione. Le decisioni prese con l’ausilio dei sistemi di gestione dei CV devono essere esplicite e aperte alla contestazione.

Per fare ciò, è essenziale capire come i dati vengono raccolti, trattati, archiviati e interpretati, assicurandosi della loro validità e pertinenza per evitare qualsiasi errore o pregiudizio. Nella pratica, ciò implica fornire informazioni dettagliate ai candidati.

sull’utilizzo dei loro dati, inclusa la durata di conservazione degli stessi. Senza dimenticare, ovviamente, che durante la raccolta e il trattamento dei dati, è imperativo rispettare le normative in materia di protezione dei dati personali, come il GDPR, garantendo la sicurezza e la trasparenza del loro utilizzo, ottenendo al contempo il consenso dei candidati.

3.2. I bias algoritmici

Gli algoritmi utilizzati nella gestione dei dati possono a volte introdurre dei bias (pregiudizi) involontari nel processo di recruiting. Ad esempio, un algoritmo può favorire determinati candidati in base a criteri non pertinenti, come il sesso, l’età o l’origine etnica. 

È quindi cruciale monitorare e mitigare questi bias per garantire un processo di selezione equo e inclusivo. In ogni caso, siamo d’accordo su questo: l’intelligenza artificiale non ha lo scopo di sostituire l’essere umano, mai! Un occhio umano è necessario per portare a termine con successo un’assunzione. Perché è evidente che non si può assumere solo sulla base dei dati generati dai sistemi informatici, assolutamente no!

Ma questi strumenti possono effettivamente aiutarvi a gestire altre fasi del vostro processo. Per quanto riguarda la gestione dei CV, ad esempio: lo smistamento e la qualificazione possono essere ampiamente semplificati grazie a questi strumenti.

3.3. L’equilibrio tra automazione e interazioni umane

Infine, è cruciale trovare il giusto equilibrio tra l’automazione dei processi di recruiting e le interazioni umane. Perché se la gestione dei dati facilita molte attività amministrative, non può sostituire il fattore umano nel processo di selezione. In qualità di professionisti delle risorse umane, dovete mantenere un livello adeguato di interazione umana per garantire un’esperienza positiva per i candidati e un processo decisionale consapevole: le decisioni finali devono sempre essere prese dai professionisti HR, tenendo conto dei dati forniti dalle analisi.

Pertanto, se utilizzate strumenti di gestione dei dati per automatizzare le attività amministrative, mantenete anche le interazioni umane per valutare le competenze interpersonali (soft skills) dei candidati durante i colloqui finali. L’elemento umano rimane indispensabile nel processo di recruiting.

Se una macchina applica semplicemente ciò che le viene chiesto, un essere umano dimostra riflessione e intelligenza: può compiere azioni inaspettate o addirittura rifiutare determinati compiti. Vi è mai capitato, ad esempio, di assumere qualcuno senza le competenze o l’esperienza richieste, ma il cui modo di pensare o la cui motivazione unica vi hanno conquistato?

Immagino di sì! Ed è del tutto normale. Voi apportate un valore aggiunto al processo di recruiting, e i software di selezione sono progettati per aiutarvi a valorizzare le vostre qualità automatizzando le attività dispendiose in termini di tempo e poco gratificanti.

Nel complesso, è cruciale per i responsabili delle risorse umane e per i recruiter riconoscere l’importanza della gestione dei dati nel proprio settore. Integrando gli strumenti di gestione dei dati nei vostri processi di recruiting, potete non solo risparmiare tempo e ridurre i costi, ma anche migliorare la qualità delle vostre assunzioni e il vostro impatto sull’azienda.

In fin dei conti, la gestione dei dati nel recruiting non è solo una tendenza passeggera, ma piuttosto una pratica essenziale per rimanere competitivi in un mercato del lavoro in costante evoluzione. 

Investendo in soluzioni di gestione dei dati di qualità e adottando un approccio proattivo all’analisi dei dati, le aziende possono posizionarsi per avere successo a lungo termine nel recruiting e nello sviluppo dei talenti.