ATS: quali vantaggi per il reclutamento?

I 5 vantaggi di un software di reclutamento online per la tua strategia HR

Sempre più aziende, enti pubblici e altre organizzazioni che assumono si dotano di un software di reclutamento. Certamente, nell’era digitale, le risorse umane non sfuggono alla regola della digitalizzazione dei metodi di lavoro. Ma perché utilizzare un software di reclutamento? Un foglio di calcolo Excel e una casella di posta elettronica non sono sufficienti? Sono comunque strumenti digitali… Per aiutarti a fare chiarezza, abbiamo sintetizzato i vantaggi di un software di reclutamento in 5 punti essenziali. Panoramica sui software di reclutamento e i loro vantaggi con il software ATS!

1. Rimettere “l’umano” al centro del reclutamento

L’obiettivo principale di un software di reclutamento è semplice: dare più tempo agli esperti del reclutamento per concentrarsi sull’essenza stessa del loro lavoro, cioè l’umano.

La relazione con il candidato al centro del reclutamento

Spesso si sente l’argomento secondo cui utilizzare un software di reclutamento significa informatizzare la relazione con i candidati. Ma il miglior software di reclutamento non è quello che ti sostituisce nei confronti dei candidati, tutt’altro! Nessuna macchina può fare un colloquio di lavoro al posto tuo, né valutare l’allineamento tra le aspettative di un candidato e il progetto aziendale… La vocazione di un software ATS (Applicant Tracking System) è proprio quella di semplificare la gestione delle tue attività che richiedono tempo per permetterti di essere il più vicino possibile ai candidati. Concretamente, il tempo che guadagni con le attività precedentemente descritte viene reinvestito nei colloqui di lavoro e nella personalizzazione della tua comunicazione con loro.

2. Dematerializzazione del processo di reclutamento

Digitalizzare i processi di reclutamento non è più solo un vantaggio tecnico e organizzativo, è un prerequisito. Vediamo perché.

Passa al reclutamento zero carta

Forse lavori in un’azienda che utilizza ancora ampiamente il supporto cartaceo nella sua organizzazione interna? Forse stampi i CV per archiviarli in cartelle organizzate per reclutamento? Dematerializzare la gestione dei CV ti permetterà di risparmiare molta carta: meno spese di stampa, di affrancatura e nessuna spesa per le buste contenenti le risposte a un candidato, lo stoccaggio dei CV e altri documenti di candidatura. Risparmierai budget e, nel contempo, aiuterai il pianeta!

Adattati alle aspettative dei candidati

Come hanno trovato i candidati che hanno fatto domanda nella tua azienda le tue offerte di lavoro? Come si sono informati? Un’indagine pubblicata nel 2018 da Hellowork (sito di lavoro francese) ha dimostrato che il 96% dei candidati utilizza i jobboard per la ricerca di lavoro. Sono anche il 76% dei candidati a utilizzare il loro smartphone per questa ricerca. Un’altra ricerca condotta da CareerBuilder ha rivelato che il 62% dei candidati si collega ai social media di un’azienda prima di candidarsi. Questi dati dimostrano chiaramente che è molto probabile che i tuoi candidati ti abbiano trovato tramite un supporto digitale. Dematerializzare i tuoi metodi di lavoro e digitalizzare il tuo processo di reclutamento ti permette quindi di metterti in sintonia con i candidati! Jobboard, social media, sito carriera… Tutti questi supporti digitali sono oggi essenziali nel reclutamento, sia per i candidati che per i reclutatori. Sfruttarli ti permette di migliorare la visibilità delle tue offerte di lavoro, quella della tua azienda, nonché la qualità del tuo marchio datore di lavoro e delle tue campagne di reclutamento. Un percorso candidato che si adatta ai comportamenti e alle aspettative dei talenti ha infatti più possibilità di lasciare loro un ricordo positivo!

Centralizza tutti i tuoi strumenti di reclutamento

Hai completato la trasformazione digitale dei tuoi metodi di reclutamento? Usi già strumenti che automatizzano alcune attività (conferma della ricezione delle candidature, candidature spontanee inviate sul tuo sito carriera e direttamente integrate nella tua banca dati CV…)? Usi una casella di posta elettronica e un foglio Excel per organizzare la gestione dei CV, il sourcing e il monitoraggio delle candidature? Potresti anche usare un CRM di reclutamento come banca dati CV, o strumenti di videoconferenza per condurre colloqui a distanza? Con un software di reclutamento HR, tutte queste applicazioni sono centralizzate in un’unica piattaforma. Banca dati CV, pubblicazione delle offerte di lavoro, comunicazione con i candidati, sourcing dei CV, invio di e-mail o SMS… e alcuni software HR automatizzano anche alcune di queste funzionalità. Puoi gestire tutte le fasi del tuo processo di reclutamento senza mai uscire dall’interfaccia del nostro software di gestione reclutamento! Questo ci porta alla seconda ragione che giustifica Perché dotarsi di un software di reclutamento è essenziale. Se non perdi più tempo a cercare i profili interessanti in pile di CV stampati e non devi più navigare tra diversi strumenti necessari per gestire un reclutamento, guadagni automaticamente moltissimo tempo! In breve, usare ATS significa ottimizzare i tuoi processi di reclutamento in modo spettacolare!

3. Risparmio di tempo

Risparmiarti tempo è uno dei nostri obiettivi principali come editori di strumenti di reclutamento HR. Questo vantaggio di un software di monitoraggio del reclutamento è molto spesso menzionato, ma più raramente spiegato concretamente. Come un software per reclutatori ti fa risparmiare tempo? Su quali attività? In che modo questi strumenti ti permettono di ottimizzare concretamente i tuoi reclutamenti? Ecco alcuni esempi.

Multi-diffusione delle offerte di lavoro

Probabilmente usi diversi jobboard per pubblicare le tue offerte di lavoro? Questo significa che quando ti arriva una richiesta di reclutamento, devi:

• Definire le mansioni, il salario, i benefici, le competenze richieste, ecc.;
• Scrivere l’offerta di lavoro;
• Connetterti su ogni jobboard;
• Copiare-incollare l’annuncio e adattarlo eventualmente al funzionamento specifico di alcuni jobboard;
• Pubblicare l’offerta su ogni sito;
• Monitorare le performance di ogni annuncio su ogni sito di lavoro;
• Rimuovere l’annuncio da ogni jobboard una volta che il reclutamento è concluso;

Se consideriamo che pubblichi su 5 siti di reclutamento in media, scrivere e pubblicare un annuncio di lavoro individualmente su ogni sito può quindi richiedere dai 30 ai 50 minuti, senza contare il tempo necessario per ripubblicare le offerte in corso e per rimuovere le offerte già occupate.

Con il nostro software di reclutamento, questa attività ti prende 2 minuti!

Scrivi l’offerta direttamente nella piattaforma di reclutamento online. Puoi creare e salvare più modelli di annunci per trovarli rapidamente. Per distribuirli ampiamente, tutto quello che devi fare è selezionare i job board mirati, e il gioco è fatto. Questo sistema ti permette di risparmiare in media da 20 a 30 minuti per ogni offerta di lavoro!

Scopri i nostri consigli per scrivere un’offerta di lavoro efficace

Gestione delle candidature

Torniamo all’uso di una casella di posta elettronica, menzionata all’inizio di questo articolo. Se utilizzi questo metodo per ricevere e condividere le candidature, segui questi passaggi:

• Ricevi e consulta i CV;
• Filtra i CV e pre-seleziona i candidati qualificati;
• Contatta i candidati (puoi pianificare un colloquio con la lista ristretta dei profili selezionati e notificare agli altri candidati il rifiuto delle loro candidature).

È un metodo semplice, veloce da implementare ed efficace se gestisci pochi reclutamenti. Tuttavia, raggiunge rapidamente i suoi limiti quando devi gestire più reclutamenti contemporaneamente! Infatti, se ricevi centinaia di CV per diversi reclutamenti, come fai a leggerli e selezionarli con la stessa attenzione? E una volta fatto, devi ancora contattare ogni singolo candidato! Certo, puoi solo trattenere una lista ristretta di profili qualificati per le fasi successive del reclutamento, ma se desideri garantire la stessa esperienza di alta qualità a tutti i candidati, è molto importante rispondere anche a quelli che non selezioni. La gestione delle candidature può quindi richiedere da meno di un’ora a più di mezza giornata, a seconda del numero di reclutamenti in corso.

Con uno strumento di gestione del reclutamento, risparmi quasi un’ora per ogni offerta di lavoro!

Grazie all’intelligenza artificiale, risparmi molto tempo nella gestione dei CV. Con tecnologie come il parsing dei CV o il matching dei CV, il nostro software di tracciamento dei candidati può filtrare istantaneamente le candidature che corrispondono di più ai tuoi criteri di selezione. In pochi minuti, avrai estratto la tua lista ristretta di profili qualificati! Non ti resta che ricontattare ogni candidato. E ancora una volta, il nostro strumento di reclutamento ti permette di risparmiare tempo! Puoi inviare le tue e-mail di reclutamento a una lista di contatti che è registrata direttamente nel software. Per personalizzare ulteriormente la tua comunicazione con i candidati, puoi anche inviare risposte e contattare i candidati via SMS per informarli sull’avanzamento della loro candidatura o confermare con i candidati selezionati le date dei colloqui.

Gestione della banca dati CV

In precedenza, abbiamo anche discusso dell’uso di un foglio Excel per elencare i CV, i candidati e le offerte per cui hanno fatto domanda. Possiamo riassumere questo metodo di gestione dei CV come la versione digitale delle famose pile di raccoglitori di CV, ordinati per annuncio… Certo, centralizzi le candidature, ma la ricerca dei CV rimane comunque laboriosa! Tra tutta la tua banca dati di CV, estrarre una lista ristretta di 3 o 4 candidati può richiedere fino a un’ora.

La banca dati CV ti permette di mantenere facilmente il tuo bacino di candidati e di estrarre un profilo qualificato e le sue informazioni in meno di 1 minuto.

Più che una semplice ricerca di informazioni, la nostra banca dati CV favorisce il reclutamento collaborativo. Su ogni scheda candidato, puoi pubblicare note destinate ai manager o ai tuoi colleghi reclutatori. Così, quando consulti un profilo, troverai solo le informazioni dedicate a quel candidato, centralizzate in un unico posto e facilmente consultabili grazie ai nostri filtri di ricerca.

4. Reclutamento collaborativo: migliorare il lavoro di squadra

Il nostro software di gestione dei candidati ti permette di concentrarti sui tuoi candidati, beneficiando al contempo di una vera esperienza HR e tecnologica. Ma c’è una terza dimensione dell'”umano” nel reclutamento: i tuoi collaboratori.Non tutti gli specialisti del reclutamento e delle risorse umane sono esperti in marketing, sviluppo web, costruzioni, ecc. Eppure, è proprio il tuo lavoro reclutare esperti per posizioni in marketing, sviluppo web, costruzioni e altri settori! È quindi essenziale coinvolgere i tuoi collaboratori in modo che possano definire insieme a te i bisogni di risorse umane dell’azienda, garantendo così una strategia di reclutamento efficace e pertinente.

Un software di reclutamento facilita quindi il coinvolgimento dei tuoi collaboratori nel processo di reclutamento. Se lavori solo con una casella e-mail, inoltrare i CV e commentare ogni candidatura implica uno scambio di e-mail che può talvolta perdersi nella massa. Con il software di tracciamento delle candidature, ogni parte interessata di un reclutamento può beneficiare di una licenza utente in base alle proprie esigenze. Tutti gli scambi sono centralizzati nella piattaforma, quindi ricevi una notifica ogni volta che un collaboratore commenta.

5. Statistiche di reclutamento: analisi delle prestazioni e conformità al GDPR

Come monitori le tue prestazioni in reclutamento? Sai quale job board genera le candidature più qualificate? Questi dati sono essenziali in quanto ti permettono di orientare la tua strategia di reclutamento! Qualsiasi strumento di gestione delle candidature, SIRH, ATS (Applicant Tracking System) e altri CRM di reclutamento offrono generalmente diversi KPI’s (Key Performance Indicator). Con Beetween, non solo puoi monitorare le tue prestazioni, ma conservi anche la cronologia delle tue assunzioni. Un sistema di tracciamento ben strutturato che ha come obiettivo principale… renderti la vita più facile!

Per quanto riguarda i dati, la conservazione e il trattamento dei dati personali è una preoccupazione ricorrente nel reclutamento, in particolare per quanto riguarda il GDPR. Nei paesi europei, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati impone alle aziende di implementare standard per la raccolta e il trattamento di questi dati. I dati HR come i CV e le informazioni estratte da questi CV sono ovviamente coinvolti! Ad esempio, le aziende devono eliminare i dati personali di un candidato al massimo 2 anni dopo l’ultimo contatto con lui. Devi quindi raccogliere questi dati per garantirne l’eliminazione. Ma se utilizzi un indirizzo e-mail e un foglio di calcolo, dovrai cercare gli scambi con il candidato in questione, ma anche con i collaboratori che hanno partecipato a questo reclutamento. Un compito arduo se non hai centralizzato tutti questi dati in un’unica base di dati (BDD)… Proprio ciò che ti permette di fare un software ATS! Poiché l’intero processo di reclutamento è concentrato all’interno di un’unica piattaforma, anche i dati personali sono centralizzati. Per questo motivo, l’uso di un software di reclutamento ti permette di essere totalmente conforme al GDPR.